在准备和提出行政诉讼材料时，代表人需要按照以下步骤进行：
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收集证据：首先要收集与案件相关的证据材料，包括但不限于相关文件、证据、证人证言等。确保证据的真实性和充分性。
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分析法律依据：代表人需要针对案件的具体情况，分析适用的法律规定和依据，为提出诉讼提供法律支持。
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起草诉讼材料：代表人需要根据证据和法律依据，起草诉讼材料，包括诉状、控辩意见、证据清单等。确保材料逻辑清晰、表述准确。
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提交诉讼材料：完成诉讼材料后，代表人需要按照法定程序提交给法院，并确保在法定时限内完成提交。
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准备庭审：在收到法院传票后，代表人需要准备庭审材料，包括辩护意见、辩护证据等。在庭审中要充分发挥自己的辩护能力，为当事人争取最大利益。
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遵守法庭规则：在法庭辩论过程中，代表人要遵守法庭规则，尊重法官和其他当事人，维护案件的公正和公平。
在实际操作中，代表人可以根据具体案件情况灵活运用以上步骤，确保提出的诉讼材料完备、合法，最大程度地维护当事人的合法权益。
